余白を計算したスケジューリングをしよう

仕事のタスクが溢れてしまって眉間にしわ、よせていませんか？

残業したくないのに、なんとなくいつも遅くまで残ってしまう人。

きりのいいところまで片付かなくて、スッキリしたままお家に帰れない、
在宅ならPCを閉じるタイミングがわからない人。

そんな、いっぱいいっぱいな時にできることや、備える対処法をお伝えしたいと思います。

 

スケジュールにバッファをもたせる

バッファとは、余裕をもたせるという意味で、

「バッファを設ける」とか、「バッファをもたせる」というフレーズをよく使います。

 

私はタスクを洗い出して、優先度をつけて

スケジュールを作る時に“バッファを設ける”＝“余白”を必ず作ります。

タスクが多くて忙しいと予想ができるときこそ、最初からあえてバッファを設ける

 

なぜかというと予想できない時間を取られてもいいように、です。

想定できなかった時間は、ありがちだから最初から含めておくことが最善策です。

 

コミュニケーションの時間も予想できない

誰かチームメンバーに話しかけられたり

クライアントから相談がきたら話もちゃんと聞きたい。

ミーティングの時間だって伸びるかもしれない。

そう、スケジュール通りいかないことも多々起きるものだからです。

 

精一杯のスケジュール管理は不効率！

スケジュールを詰め込んでいて時間がない…と思っていると、話しかけられた時に

「時間をとりたくない」「邪魔しないで」って気持ちになってしまうこともあるかもしれません。

 

予想外にのびるというケースは他の人に左右されることだけでもなく、

人間だから体調が優れない時も思うように気分がのらない時もあるもの。

 

そうした時は、気分を切り替えたり

気分を紛らわすために、休憩したり

ちょっと空気をすいに外に出たり

他の優先度の低いタスクをしたり

ちょっと回復する時間を、さっさと作ったほうが結局捗ります。

 

はかどらない、予想通り進まない時に、つめつめのスケジュールだと

少しの休憩の時間をももったいなく「もう！」なんて焦ったり、イライラする

そんな状況を回避するためにも、最初からちょっとした余白を作っておきましょう。

 

自分の１日のスケジュールも各タスクで５分ほど空白の時間を作る。

プロジェクト進行の全体スケジュールをひく時も、バッファをもたせる。

たとえば、 実際に１ヶ月でがんばればできることも

余白をもって、１週間プラスして、１ヶ月と１週間でスケジュールを組むイメージです。

 

がんばるしか解決方法がないという仕事も時にはあるからこそ、

自ら積極的にちょっとした余白の時間を作ることで

空気感も気分もよくなって結果、効率がいいのです。

 

大量タスクを笑顔でこなす人がしてること

20代半ばまでは、最初から余白を作ったスケジューリングをすることは、悪いことのように思っていました。

今考えると謎なのですが、そういう価値観の日本人は多いかもしれません。

さぼってるみたいな、後ろめたさがあって余裕をもつことはしない。

終わるまで残業をがんばって、根性論が正しいと厳しい人はいるものです。

しかし、無理が身体にきてる人も多い気がします。

・よく風邪をひく

・おなかを下す

・便秘

・喉が痛い

・アレルギーがひどい

・蕁麻疹

・生理痛が重い

・眠れない

など

たいしたことはないけれど、このような慢性的な症状をそのまま、まるで普通だと「よくあること」にしてる人って多いけれど抜くところは抜いていかないと風船は、はぜてしまうもの。

笑顔で大量タスクこなしてる人ほど、

手の抜きどころがわかっていて、だれかにお願いしたりと余裕をあらかじめ計算してるものです。

 

余裕を積極的に作ると、よい仕事にもつながるので、バッファもたせていきましょうね！