仕事のタスクが溢れてしまって

眉間にしわ、よせていませんか?

残業したくないのに、なんとなくいつも遅くまで残ってしまう人。

 

きりのいいところまで片付かなくて、

スッキリしたままお家に帰れない、

在宅ならPCを閉じるタイミングがわからない人。

 

時間管理について忙しい時期に悩む人って多い。

そんな、いっぱいいっぱいな時にできることや、備える対処法をお伝えしたいと思います。

「バッファ」って余裕をもたせるとかゆとりって意味で、

「バッファを設ける」とか、「バッファをもたせる」というフレーズをよく使います。

 

私はタスクを洗い出して、優先度をつけて

スケジュールを作る時に“バッファを設ける”=“余白”を必ず作ります。

 

タスクが多くて忙しいと予想ができるときこそ、最初からあえてバッファを設ける

 

 

なぜかというと予想できない時間を取られてもいいように、です。

 

 

想定できなかった時間ってありがちだから最初から含めておく。

 

ひとりよがりで仕事ってできないから

コミュニケーションの時間も

予想できない

 

誰かチームメンバーに話しかけられたり

 

クライアントから相談がきたら

その話もちゃんと聞きたい

 

ミーティングの時間だって伸びるかもしれない。

 

そう、スケジュール通りいかないことも多々起きるものだからです。

 

 

 

精一杯のスケジュール管理は不効率!

時間がないから…と思っていると、話しかけられた時に大事な話かもしれないのに

 

「時間をとりたくない」

「邪魔しないで」って気持ちになってしまうこともあるかもしれません。

 

精神衛生上よろしくないですよね。。

 

 

予想外にのびるというケースは他の人に左右されることだけでもなく、

一人で進める作業だって人間だから思うように気分がのらない時もある。

 

 

そうした時は、気分を切り替えたり

気分を紛らわすために、休憩したり

ちょっと空気をすいに外に出たり

他の優先度の低いタスクをしたり

 

 

ちょっと回復する時間をさっさと作ったほうが結局捗る

 

 

はかどらない、予想通り進まない

 

 

そんな時に、つめつめのスケジュールだと

少しの休憩の時間をももったいなく

「あーーーもう!」なんて

焦ったり、イライラする

 

そんな状況を回避するためにも最初からちょっとした余白を作っておきましょう。

 

繰り返しになりますが、

余裕がないキチキチのスケジュールだと気持ちまで余裕がなくなってしまうもの。

 

自分の1日のスケジュールも各タスクで5分ほど空白の時間を作る。

 

 

プロジェクト進行の全体スケジュールをひく時も可能なら、バッファをもたせる。

たとえば、 実際に1ヶ月でがんばればできることも

余白をもって、1週間プラスして、1ヶ月と1週間でスケジュールを組むイメージ。

 

最短でやらないといけない余白なんて作ってられない

がんばるしか解決方法がないという仕事も実際はあるからこそ、

 

少しでも余裕をもっていい仕事は

自ら積極的にちょっとした余白の時間を作ることで

空気感も気分もよくなって結果、想像的にみて効率がいいのです。

 

大量タスクを笑顔でこなす人がしてること

20代半ばまでは、

最初から余白を作ったスケジューリングをすることは、悪いことのように思ってた。

 

 

さぼってるみたいな、後ろめたさがあって

バッファなんて、考えもしなかった。

 

できなかったら終わるまで残業すればいいと本気で思ってた。(激務だったのだ)

そうすると、他の人にも内心厳しくなる。

 

21時すぎてるのに、

「なんでその進捗状況で帰れるの?

帰る前の雑談する暇あるなら手伝ってよ」

と内心思うことも正直あった。

 

今思うと、最悪だ・・ 笑

 

はりつめた緊張した空気感のまま続くわけなく

 そんな日々を過ごしてると休日は、どろのように寝て過ごして、

遊びにいく元気もない

家が散らかってても気にならない

よく風邪をひいて身体から強制ストップがかかる

とか・・・身体にで始める

 

そうして、ようやく

「あれ、こんな日々を過ごしていきたいのかな?」って思うようになって変えてった。

 

・よく風邪をひく

・おなかを下す

・便秘

・喉が痛い

・アレルギーがひどい

・蕁麻疹

・生理痛が重い

・眠れない

など

 

 

慢性的な症状をそのまま

まるで通常のように、些細なこととして

「よくあること」にしてる人って多いけれど普通ではない。 

 

抜くところは抜いていかないと

風船は、はぜてしまうもの。

 

なにが言いたいかというと

 充分頑張ってる人が多いと思う。

一人で抱えずにもっとゆるく、なっていい

 

笑顔で大量タスクこなしてる人ほど、

手の抜きどころや

だれかにお願いしたり

余裕をあらかじめ計算してるものです。笑

 

余裕を積極的に作ると、よい仕事にもつながります。

 

バッファをもたせていきましょうね!