デスクトップにファイルが多い
ファイルの中身の検討もつかないデスクトップの背景が見れない
そんな状態になっていませんか?
仕事で、資料を探す時間は1人あたり1年間でなんと!150時間ともいわれています。1日8時間労働だとして、約19日分も何か探すことに時間を費やしているということです。もったいないですよね。
デスクトップもぐちゃぐちゃで、どこになにがあるかわからないと探すことに時間がとられるだけではなく、ストレスになったり、仕事のミスにもつながりやすいもの。
本記事では、きれいですっきりする状態を維持するための方法と考え方をご紹介します。
一時的なデスクトップの散らかりは許容
最初から完璧にきれいを維持しようとすると挫折するので、一時的な散らかりは良しとしましょう。
わたしの場合、仕事が忙しく集中してる時はデスクトップはちらかし放題 笑
アイディアだしの時に、テーブルの上が資料で散らかるのと同じようにデスクトップ上も、
わーっといろいろな写真やファイルが散乱します。
なぜかというと、その方がはかどるんです。
集中時に、整理整頓が頭にあると集中の意識が逸れてしまうから。
ただ、その状態のままだと一生散らかってしまうので、ひと段落したら整理する時間を設けています。また、1日の最後には作業の整理をしてリセットをします。
デスクトップに重いファイルが並ぶとPCの動きも遅くなるので、定期的に整理はしましょう。
ひと段落ついたらバックアップ
整理の仕方は、いらないファイルは潔く捨て、バックアップを1つにまとめます。
頻繁に使わないものや過去のものはクラウド上に保存しましょう。
保存の仕方も何気に大事で、保存するファイルや、ファイルのタイトルなどもわかりやすく書き換えそれぞれのルールを設けています。
たとえば、20210101_filenake 日付+名前 など。
ポイントは、誰が見てもわかるようにすることです!
そうすることで、あとでファイルを探す時間の短縮になり「あー見つからない!」なんて焦ったりイライラする不毛な時間がなくなります。
ちなみに、大事なファイルなど同じものは、もう1つ保存しておいています。万が一データの不具合や壊れた時に、もう一つあると安心だからです。
あとは、不採用案やボツになった資料もとっておいています。例えばaとb案があって、a案が採用されたとしても一応、b案も一定期間は、念のため残しています。
具体的なバックアップ先としては、Macを使っているのもあり共有に便利な、グーグルに保存しています。写真ならグーグルフォト。また、ワンドライブも便利です。
さまざまな無料で保存できるサービスがありますが、ストレージ(保存できる量)の制限があるので、使用する目的によって色々使い分けてるのも手。
そして、外付けハードディスクを買って保存するのもおすすめです。
注意点としては、外付けハードディスクは、実は永久的に安全に保存ができるわけではないので、3年に1度、遅くても5年に1度くらいは新しいものを買って保存をしなおす必要があります。
ハードディスクごと壊れてしまうとショックも大きいから、放置せずに定期的なタスクとしてきちんと対応することが大事です。
自分のスタイルを模索してみて
ちなみにこの方法は個人の方法で、スタッフによって全然違うもの。
自分にあったスタイルを見つけることが何よりスムーズに仕事を進めることに役立ちます。
性格も仕事のやり方も性格も様々なようにデスクトップの状態も様々。
集中してめっちゃ忙しい時も、小まめに整理する時間を設けてどんな時もデスクトップ上もきれいな人もいる。
常にきれいじゃないと気持ち悪いらしいです。
逆に、ファイルが山積みでも、どこになにがあるかすぐわかって、多くのフォルダの中身を記憶してる記憶力のよい人もいます。人それぞれ様々で面白いですよね。
どのタイプでも自分の頭の中がスッキリしてることが大事。
中身忘れちゃったフォルダがあるという方や、 PCの動作がカクカクして重くてストレスという人は、 デスクトップから見直してみてください。デスクトップに置きすぎているとPCは重くなります。
いらないものは削除してスッキリ整理してみてね!